一日の時間には限りがあり、

それを有効に使わなければ仕事は溜まっていく一方です。

特に一人で多くをこなさなくてはいけない経営者ともなれば、

尚更そうでしょう。

 

そのためには仕事を的確に分類し、

適切な順番で処理していかなくてはいけません。

常に「忙しい」「暇がない」と言っている方は、

これがうまくないことが多いのです。

そんな仕事の分類に非常に役立つ、シンプルな分類法が

「重要度－緊急度マトリックス」です。

簡単で使いやすく、

あなたが時間を有効に使うのに一役買ってくれますので、

詳しく見ていきます。

 

仕事の分類というのは

「そんなことをしている時間自体がもったいない」と

思っている方もおられるかもしれません。

しかしこれをやらないことによる時間のロスや、

機会損失のほうが恐ろしく多いので、ぜひ取り入れるべきです。

 

早速具体的なやり方に入っていくと、

まず縦軸は重要度、横軸は緊急度で作った四つのセルを作ります

そして今やるべき仕事をまずは列記し、

それをこの四つのセルに入れていくだけです。

当初は付箋に書いてそれを貼っていくと、

動かしやすくてよいでしょう。

 

緊急度はどれぐらい急ぎかですが、

例えば２週間以内にやらなくてはいけないと緊急、

そうでなければ非緊急等、

自分で明確な線引きをしやすいはずです。

 

重要度の方は業績への影響の大きさで分類します。

こちらは明確になりにくいですが、

何らかの基準を設けて分けていきましょう。

 

セルの番号でいうと、

②のセルの仕事をできるだけ前倒しで終わらせ、

最大限①のセルの仕事をする時間を増やしたいところです。

 

なぜなら①のセルの仕事は、

時間が経てば②のセルに移動してくるものだからです。

これが「後手に回っている」という状態です。

 

①のセルの仕事をどんどんこなして行けていれば、

②のセルの仕事は溜まらなくなってきます。

そんな状態ができればさらに先の仕事を考えるようにし

①のセルに入れこなしていくようにします。

これが「先手を打てている」ということになります。

 

ちなみに③のセルの仕事はまずは廃止したり、

やめたりできないかを考えます。

それが無理なら次に考えるのは誰かに回せないか、

委託できないか、外注で賄えないか。

要するにこれに時間を取られたくない、ということです。

 

④については当然廃止するようにしていきます。

 

仕事の遅い人や後手に回っている人は大体において、

②のセルの仕事を時間いっぱいに使ってやってしまって、

①のセルの仕事がドンドン②のセルにやってくるのに

追われていることが多いです。

もしくは①のセルの仕事が、②のセルに来るまで

放置してしまっている様な方もおられるかもしれんせん。

 

まずはこの分類をしっかりやってみて、状況の把握から始めましょう。